上司が電話に出ないときの対処法

対応のために、上司の判断が必要なのに・・

緊急の案件で、すぐに対応しなければいけないのに・・

上司が、電話に出ない！

 

上司が電話に出てくれないと、とても困ります。

特に会社員には「自分で判断してはいけないこと」がたくさんあり・・

その判断を仰ぎたいタイミングで出てくれないと、途方に暮れてしまいますよね。

私自身、何度悩まされたか分かりません・・笑

 

そして、上司が電話に出てくれなかったとしても・・

状況は続いているわけですので、対応はしなければいけません。

なので、その場合に何をするのか？どう動くのか？はとても大事なところです。

 

なのでこの記事では、上司が電話に出ないときはどうすればいい？

その対処法を解説していきます。

「さらに上司」に電話する

上司がいざというときに電話に出てくれなくて、困ったとき・・

まず検討していいのは「さらに上の上司」に電話することです。

 

必要だけど、上司が電話に出てくれない状況というのは・・

上司が対応困難になっている状況です。

対応しなければいけないのに対応できていないので、そういうことですよね。

 

そして仕事で、上司が対応困難！となった場合は・・

指揮命令系統がひとつ繰り上がるのが一般的な流れです。

つまりは、その上司のさらにひとつ上の上司に、対応の責任が移るわけですね。

 

さらに「上の上司」に連絡する方法は、

これらすべての面から見て、問題ないと思われます。

 

なので判断を仰がなければいけないけど、判断をするべき上司が電話に出ない場合は・・

そのさらにひとつ上の上司に電話し、判断してもらう！

これがいちばん自然な流れになると思われます。

 

さらに万が一、その「上司の上司」すらも電話に出なかった場合は・・

次は「上司の上司の上司」に、それも無理な場合は「上司の上司の上司の上司」に、と電話するべき相手は移っていきます。

こうやっていけば「誰にも判断を仰げない」という状況は、なくなるはずです。

 

さらに上の上司に電話する方法は、「上司が電話に出なかった」事実を周知する効果もあります。

上司が電話に出なくて仕事がうまくいかなかった場合、「電話に出なかったこと」をうやむやにされてしまう可能性があるのですが・・

さらに上の上司に「上司が電話に出なかったので」と電話しておけば、うやむやにすることはできなくなります。

 

もちろん、すべての状況で有効な方法とまでは言えませんが・・

上司が電話に出ないときは、まずは「さらに上司」への電話を検討する！

これがいちばん自然な流れになると思います。

上司に電話を掛けたことを「記録」する

上司に電話したけど、電話に出ない場合は・・

「電話したこと」をちゃんと記録しておくのも大事なところです。

 

電話をして、上司に対応を仰ぐべき状況では・・

自分が「ちゃんと電話したこと」は、何より大事です。

そこは自分の義務となり、やっていないと責められかねないところですよね。

 

そして上司に電話したけど、電話に出なかった場合・・

後になって電話したことをうやむやにされてしまうケースがあります。

上司からすると「電話に出なかったこと」は落ち度になりかねませんので、出来ればうやむやにしたいわけですね。

 

そんなこと、本当にされるの？と思われるかもしれませんが・・

実際に、私の同僚がされているのを見たことがあります。

なので、備えておくに越したことはないところなのです。

 

電話したことの記録って、具体的にどうやればいいの？

こういったことをしていれば、大丈夫だろうと思います。

留守電を録音

電話した相手が出ない場合、「留守電」機能が起動することは多いです。

現在電話に出ることができません、メッセージをどうぞ！とか言うアレですね。

 

そして、留守電が起動したら「こういう事情で電話しました、折り返しご連絡ください」みたいなメッセージを残すわけですが・・

この留守電やメッセージの音声を録音しておくと、自分がちゃんと電話した！という証明になります。

 

どう録音するか？は、状況によって変わってくるのですが・・

たとえば通話録音機能のあるスマホを使えば、簡単に録音することができます。

これは自分自身のスマホから、上司に発信するときの方法ですね。

 

特に「Android」のスマホには、この機能がついているものが多く・・

例えば自分は現在「OPPO Reno A」というスマホを使っていますが、これは通話録音が標準装備となっています。

何の操作もせずともすべての通話が自動録音されますので、とても便利です。

 

「iPhone」のほうは残念ながら、OSの関係で通話録音機能が搭載しにくいようで・・

イヤホンマイクを使ったり、他のスマホで録音したり・・と、ちょっと合理的でない方法になってしまいます。。

 

もしくは会社の電話を使うのなら、会社の電話の録音機能を使うのもいいでしょう。

最近は会社の電話も、すべての会話を自動録音するタイプになっていることが多く・・

もしそうなら会社から上司に電話するだけで、改ざんしにくい「会社のデータ」部分に録音を残すことができます。

会社の電話に発信履歴を残す

会社の電話に発信履歴を残すのも、うやむやにさせない方法です。

会社の電話から、上司に発信しておくことで・・

データを消したりがなかなか難しい「会社の電話のメモリー」に、発信履歴を残せるわけですね。

 

上司側が、着信履歴を消してしまうのはもちろん簡単です。

そして発信した部下側のスマホに、発信履歴が残ればいいと思われるかもしれませんが・・

実は発信履歴というのは簡単に「偽装」できますので、証拠として微妙だったりするのです。。

 

しかし「会社の電話のメモリー」なら、そう簡単にはいじれません。

なのでそこに発信履歴を残すためにも、上司に電話するなら会社から！

これも電話をうやむやにさせないための、ひとつの方法となるでしょう。

他の社員が見ているところで電話する

他の社員が見ているところで電話するのも、うやむやにさせない方法です。

たとえば同僚などが見ている職場で、実際に発信して・・

そして「〇〇課長、電話に出ないなぁ・・」というところを、周りに見せておくわけですね。

 

これをやっておけば、いわゆる「アリバイ」のようなものができますので・・

電話した事実を、うやむやにしてしまうのは難しくなるでしょう。

 

会社の電話から発信すれば、こういった面においても有利ですので・・

上司への電話はできるだけ、会社の職場からにしておくほうが良さそうですね。

 

 

上司の判断が必要なとき、自分にできるのは「上司にちゃんと連絡する」ところまでで・・

それ以降の「電話に出ない」といったところは、基本的に上司側の落ち度ということになります。

なので自分の責任範囲となる「ちゃんと連絡した」というところは、しっかり裏付けを残しておくのをおすすめします。

簡単な案件なら、自分で処理してもいい

上司が電話に出ないと、対応が難しくなるわけですが・・

それが「簡単な案件」の場合は、自分で処理していいかもしれません。

 

簡単な案件というのは、難しい判断が必要なくて・・

実際のところ、自分だけで問題なくこなせる！

そして万一間違ったとしても、深刻なトラブルにはならない！といった仕事のことですね。

 

本来は上司に相談し、やり方を聞くのが筋となるケースでも・・

上司が電話に出ないのなら、ある程度は「しょうがない」状況となります。

なので自分だけでその仕事が可能で、リスクも小さいのなら、さっさとやってしまう！が選択肢になるわけですね。

 

とはいえ、この方針はあくまで「簡単な案件」の場合に限ります。

理由は、難しい案件で上司の意見を待たず、自分の判断だけで突き進んだ場合・・

責任が、すべて自分に集中してしまうからですね。

 

仕事を管轄する責任は、上司にあるわけですが・・

さすがに「相談されていないこと」についての責任は、問われないのが基本となります。

判断していないことについて責任を持つのは、無理だからですね。

 

なので本来は上司に責任があって、上司が判断しなければいけないところを・・

上司が電話に出ないので仕方なく、自分で判断してやってしまう！

これをやると本来受けなくてもいいはずの責任を、無駄に引き受けることになってしまうのです。。

 

なので自分の判断でやってしまうのは、あくまで簡単な案件に限り・・

難しい案件は「さらに上司に電話する」といった方針でいくほうがいいでしょう。

電話に出ないことを「繰り返す」なら

上司が電話に出ないのが、1回だけでは済まず・・

何度も何度も「繰り返す」場合は、どう対応すればいいの？

 

上司が「いつも」電話に出ないと、ものすごく困ります。

なのでその場合は、電話に出てくれるように改めて欲しいところですよね。

じゃあ、そのためにはどうすればいいの？

 

上司が、電話に出ないことを繰り返す場合は・・

いつも電話に出てくれないことを「周知」する

これがいちばん効果的なのでは、と思います。

 

部下の電話に出ないのは、悪いことです。

「電話に出る」が業務として必要なのであれば、それはそうですよね。

そして社内のほとんどの社員は、それを分かっているはずです。

 

なのでその上司が電話に出ないことが、会社に広く知れ渡れば・・

それだけで、その上司に対してプレッシャーが掛かる流れになるはずです。

 

特に「さらに上の上司」といったところからのプレッシャーは、とても強力なものになるはずで・・

それを掛け続けられてしまえば電話に出なかった上司も、やり方を改めるしかなくなってくるでしょう。

もしそうなれば、それで問題解決です。

 

じゃあ、電話に出てくれないことを周知するにはどうすれば？

ここで「〇〇課長がいつも電話に出ないんです！」と「言いふらす」のは微妙だったりします。

理由はどうであれ、他人を非難するのは好まれないからですね。

 

なので周知するためには例えば、上で挙げた「電話に出ないときは、さらに上司に電話する」といった方法で・・

あくまで自然な形で、多くの社員たちに知らせていくのが大事です。

そして周知さえしてしまえば、後はまわりがうまくやってくれるのではと思います。

めちゃくちゃ掛け直す、はNG

上司が電話に出ない時には、いろいろな選択肢があるのですが・・

その上司に何度も何度も電話を掛け直すのは、NG！

意外とやってしまいがちですので、ここもお話ししてみます。

 

大事な案件に焦っている中で、上司がなかなか電話に出ないとき・・

何度も何度も掛け直したくなる気持ちは、よくわかります。

「早く出てくださいー・・！」とばかりに、たくさんコールしたくなりますよね。

 

しかし何度も何度も掛け直すのは、ビジネスマナー的にはNGです。

ここはまあ、詳しく解説するまでもありませんよね。

例えば10回以上とか掛け直しがあると、「いやいや・・何やねん」となるはずです。

 

なので上司が電話に出なかったとしても、掛け直しは「2-3回」くらいまでに留めておくのがおすすめです。

そのくらいで出なかったら、もうその上司と電話するのはいさぎよく諦めて・・

「さらに上司に電話する」といった、次のステップに移ってしまうほうが有意義でしょう。

上司が電話に出ない理由は？

上司が、なかなか電話に出てくれなかったとして・・

その「理由」は、どんなものが考えられる？

ここも対策を考えるにあたって重要かもしれませんので、お話ししてみます。

 

上司が電話に出ない理由を挙げてみると・・

こんな感じになってきます。

 

まず・・やむを得ない事情があったというのが、考えられる理由のひとつです。

これが理由としては、いちばん自然かもしれません。

 

たとえば仕事が忙しすぎて、どうしても電話に出るタイミングが無かったり・・

運転中で、そもそも手が離せなかったり・・

もしくは急病とか電波障害とかいった、特殊な事情があったり、ですね。

 

この場合はもちろん上司が電話に出なかったとしても、仕方がないでしょう。

この理由の場合で、上司を責めようと思う人は居ないはずです。

 

もしくは・・ちょっと悪いほうに行きますが、上司が性格的に不真面目な場合・・

これも、上司が電話に出ない理由のひとつとなるでしょう。

 

真面目な社員であればあるほど、電話といった仕事にも「キッチリ」対応するものですが・・

不真面目なタイプの場合、極端かもしれませんが「あー・・部下からの電話かよ、ダリィ。無視しよ」みたいな感じで出ないことがあり得るでしょう。

 

あなたを良く思っていないというのも、あるかもしれません。

この部下のこと気に入らないから、電話出たくない・・出ないでおこう！などと考えてしまうわけですね。

私情でそういった対応をしてしまうのは、もちろんNGなのですが・・現実にはあり得ると思います。

 

という感じで、上司が電話に出ないのもいろいろな理由、いろいろなパターンが考えられますので・・

上司の人格や態度などを見て、この上司が電話に出ない理由は何だろう？

ここを考えてみるのも、解決の糸口に繋がるかもしれません。

 

 

今回は上司が電話に出ないときの対処法をお話ししました。