プロジェクト、順調に進んでいたのに・・
このままいけば、大きな成果が出るはずだったのに・・
キーマンが退職して、一気に崩壊してしまった！
どこの会社や部署であっても、「キーマン」という存在は居るものです。
キーマンというのは文字通り、仕事がスムーズに進んでいくための「鍵」となる人物のことで・・
たとえばその人しかできない専門的な仕事を持つ人とか、代わりのきかないまとめ役とか、そういった人ですね。
そして、キーマンが退職してしまうと・・
誰もその専門的なことが分からない！出来ない！なので仕事が回らない・・！
そんな感じで、仕事が一気に崩壊することが多いものです。
なので「キーマンが退職すると崩壊する状況」というのは、あまり良くないわけですね。
なのでこの記事では、キーマンが辞めると崩壊する状況はどう防ぐ？
ここを解説していきます。
目次
キーマンの退職による崩壊は、どんなふうに起きる？
キーマンが辞めて崩壊！って、どんな状況？
もちろん、いろいろなケースがあると思われますが・・
イメージしやすくするため、まずはひとつ実例をお話ししてみます。
私自身は以前、研究職の一種として働いていたのですが・・
そこでは1人のベテラン秘書が、いくつもの研究のデータ管理をやっていました。
言うまでもなく、キーマンですね。
その職場では「秘書」というのは、立場的にあまり高くはなく・・
理不尽な仕事を投げつけられることも多かったからか、ある時突然その人は辞めてしまいました。
その後はもう、てんやわんやでした。
重要なデータのありかとか処理のしかたとかを、その人しか知りませんし・・
引き継ぎはありましたが、そのくらいでカバーできるレベルのものでもありません。
結局、その人のやっていたことの代わりは誰にもできず・・
なので、その人が関わっていた研究はもはや進められなくなり・・
相当なお金と手間が掛かっていたプロジェクトがいくつも頓挫、という致命的な事態になりました。
私が経験したのは、研究職のケースだけですが・・
おそらくあなたの仕事にも、こんな感じの「キーマン」が居るはずです。
そのキーマンが抜けるとマジでやばい！絶対崩壊する！という感じの人ですね。
そしてキーマンの退職による崩壊は、ほんとうに致命的なものなのですが・・
あらかじめ「対策」を打つことで、ある程度防げることでもあります。
そして可能であればもちろん、防ぎたいところですよね。
なので・・具体的などういう対策を打っておけば、崩壊を防げるの？
以下、ここを解説していきます。
ノウハウを1人に集中しない
キーマンが退職すると、職場が崩壊する理由・・
それは「ノウハウがキーマン1人に集中している」ことです。
キーマンは、特殊なスキルや知識を持っているものです。
そしてそれは、無いと職場がうまく回らないほど重要なもので・・
だからこそ、キーマンと呼ばれているわけですね。
そしてノウハウが集中しているからこそ、そのキーマンが退職してしまうと・・
他にノウハウを持つ人がいない！必須の知識がどこにも無い！
どうしようもない。。崩壊！となります。
なのでこれを防ぐためには、絶対に必要なノウハウは1人だけに集中せず・・
さまざまな手段で、いろいろなところに分散しておくのが大事です。
「卵はひとつのカゴに盛るな」ということですね。
じゃあ、ノウハウを1人に集中しないための具体的な方法は？
以下、解説していきます。
「2人目のキーマン」を育てておく
ノウハウを、キーマン1人に集中しないための方法は・・
まずは「2人目のキーマン」を育てておくことです。
キーマンが1人だから、その人が辞めたら崩壊する・・
だったら、キーマンが2人居ればいい！というのは自然な考えですよね。
なのでもし職場に、これを失ったらすべてが終わる！崩壊する！みたいなノウハウがあるなら・・
その部分は最低2人で、情報を共有しながら担当してもらうのがおすすめです。
そうすればそのエリアの情報を持つのが「2人」になり、リスクの分散ができるからです。
キーマンが2人居れば、たとえうち1人が辞めたとしても・・
残った1人が居るうちに「新しい人」を配属すれば、情報を共有してもらうことができます。
そして、そうすればまた「キーマン2人」の状態に戻すことができます。
もちろん、キーマン2人が同時に辞めてしまえばどうしようもありませんが・・
特定の2人が同時に辞める確率は、1人が辞める確率よりはるかに低くなります。
もちろん可能ならそれにも備え、3人目・4人目のキーマンも作れておくとなお良いでしょう。
ノウハウを「マニュアル化」しておく
キーマン1人のノウハウだけに依存しないためには・・
ノウハウを「マニュアル化」しておく、というのも大事です。
つまり「手順書」のような形で、情報をあらかじめまとめておくということですね。
読んで上から順番にやっていけば、誰でもその仕事ができる！というモノが理想でしょう。
例えばハンバーグレストランで言うなら、ベテランコックのつくる絶品ハンバーグが店の柱だったとして・・
そのベテランが辞めてしまえば、絶品ハンバーグを作れる人が居なくなり店が崩壊します。
なのであらかじめ、ソースはどう作るのか？塩は何グラム入れるのか？といったレシピを作っておいて・・
そのレシピを見れば誰でも、その絶品ハンバーグを作れるようにしておくわけですね。
これがちゃんと出来ていれば、もはや「そのベテランコックが辞めてしまう」ことを恐れる必要はなくなります。
もちろんマニュアル化は、簡単なことではありません。
マニュアルを作るためにはそのキーマンに、仕事としてマニュアル作成を依頼するわけですが・・
そのキーマンが「マニュアル作成能力」にも優れているとは限らないからですね。
優れたマニュアルを作るためには、自分のやっていることを「言語化」する必要があります。
そしてそれを、誰にでもわかりやすい形にまとめることも必要で・・
キーマンがたまたまそういった能力を持っている可能性は、高くはないでしょう。
とはいえ、マニュアル化が有効だ！というのは変わりありませんので・・
1人だけにノウハウが集中しているときは、このノウハウはマニュアルできないだろうか・・？
キーマンの退職に備え、日頃からそう考えておくのも大事だと思います。
「高度なノウハウ」を採用しすぎない
キーマンの退職による崩壊を防ぐためには・・
「高度なノウハウ」をあまり採用しない、というのも取れる対策です。
仕事には、高度なノウハウがある前提のものが多いです。
例えば、達人級の外科医であることが前提の難しい手術とか・・
特別なソフトウェアを扱えることが前提のデータ処理とか、です。
高度なノウハウが必要な仕事は、確かに特別な成果をあげてくれるのですが・・
その「高度なノウハウ」を失うと一発で崩れてしまう、という脆さも持っています。
特にノウハウがキーマン1人に集中していた場合、1人の退職で崩壊するわけですね。
なので崩壊リスクを少なくするためには、そもそも高度なノウハウ前提の仕事はあまり作らず・・
誰でも身につけられる「普通のノウハウ」だけで回るように、仕事内容を調整していくのがおすすめです。
そうすれば誰が辞めても他の誰かがフォローできますので、致命的な事態にはなりにくくなります。
もちろん「高度なノウハウ」ゼロでやっていける仕事なんて、そうそう無いでしょうから・・
高度なノウハウ部分が増えすぎないよう、最小限に抑えていく感じですね。
そうすればキーマンの退職に限らず、高度なノウハウが失われて仕事が崩壊した！となる可能性が減るでしょう。
今回はキーマンの退職による職場の崩壊を防ぐ方法を解説しました。
